Ein Steuerberater aus Köln entschied sich, seine Fahrten mittels Diktiergerät aufzuzeichnen und so eine Art Fahrtenbuch zu führen. Das Finanzgericht in Köln entschied jedoch, dass ein Diktiergerät nicht als Fahrtenbuch genutzt werden darf. Auch dann nicht, wenn die Aufgenommen Daten in eine Excel Tabelle übertragen werden. Das Finanzgericht erklärte, das die Tonbandaufnahmen nicht den Anforderungen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuches gerecht werden könnten.

Aufmerksam wurde man auf den Köllner Steuerberater durch eine Lohnsteuer – Außenprüfung.
Es stellte sich heraus das er zu Fahrtbeginn den Zweck seiner Fahrt, das Datum und den Kilometerstand in sein Diktiergerät sprach. Während der Fahrt diktierte er besondere Vorkommnisse wie z.B. Staus und Ziel seiner Fahrt.
Um zeitliche Einordnungen treffen zu können, ließ er das Radio laufen. Die besprochenen Bänder wurden dann von seiner Sekretärin regelmäßig in Excel Listen übertragen und am Ende des Jahres ausgedruckt und gebunden.

Das Köllner Finanzamt erkannte diese Form des Fahrtenbuches nicht an und ermittelte den geldwerten Vorteil nach der 1% Regelung. Der eingelegte Einspruch wurde abgewiesen, da er als unbegründet angesehen wurde.
Aus folgenden Gründen stellen die Tonbänder laut des Finanzgerichtes kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch dar:

• Aufnahmen sind jederzeit veränderbar. Durch technische Eingriffe ist es Möglich, Bandaufnahmen zu verändern auch ohne, das ein Bruch zu erkennen ist.
• Jedes Band könnte komplett neu besprochen werden
• Bänder sind nicht gegen Verluste gesichert
• Der Fahrtenbuchführer könnte die Aufnahmen versehentlich löschen und eine neue Aufnahme machen, ohne das dies bemerkt werden würde
• Ohne vertretbaren Aufwand wäre eine Überprüfung, ob die Bänder „eins zu eins“ in die Excel Tabellen übernommen wurden, nicht nachweisbar.
• Ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch ist nur dann ordnungsgemäß, wenn die elektronisch stattgefundene Aufzeichnung unmittelbar ausgedruckt wird.

Quelle: Urteil 10 K 33/15 vom 18.06.2015