Zunächst sollten Sie einmal überprüfen, ob sich für Sie ein elektronisches Fahrtenbuch gegenüber der 1%-Regelung lohnt.

Bedenken Sie: Wenn Sie Ihren Firmenwagen nur geringfügig privat nutzen, lohnt sich für Sie in jedem Fall ein elektronisches Fahrtenbuch. Mit diesem haben Sie die Möglichkeit die tatsächlich gefahrenen privaten Routen (bzw. die Dienstfahrten, die Sie steuerrechtlich geltend machen können) zu ermitteln.

Kommt es zu Diskrepanzen zwischen den eingereichten Belegen oder es fehlen Bestandteile des Fahrtenbuchs kann es schnell zu Streitigkeiten zwischen dem Finanzamt und dem Steuerpflichtigen kommen. Es ist unerheblich, ob das Fahrtenbuch versehentlich oder vorsätzlich falsch geführt wurde.

Es ist Genauigkeit gefragt.

Erleichterung durch das GPS-Fahrtenbuch

Mit Hilfe des GPS-Fahrtenbuchs können Sie immer sicher sein, dass Ihr Fahrtenbuch sowohl in geschlossener Form, als auch zeitnah geführt wird. Das GPS-Fahrtenbuch zeichnet dabei den Kilometerstand mit Uhrzeit und Datum unbegrenzt auf. Außerdem werden auch direkt ggf. gefahrene Umwege mit aufgezeichnet. Sollten Sie einmal einen Umweg fahren, ist es wichtig, dass Sie diesen für das Finanzamt festhalten und auch eine Beschreibung für diesen Umweg angeben.

Die Fahrten müssen sowohl fortlaufend, zeitnah, als auch gesondert aufgezeichnet werden. Dies bedeutet, dass Sie Privatfahrten und Dienstfahrten voneinander trennen müssen. Das spart nebenbei auch noch Zeit, da Sie bei Privatfahrten lediglich die Kilometerleistung angeben müssen. Bei Dienstfahrten müssen Sie das Reiseziel, den Reisezweck und die aufgesuchten Geschäftspartner in zeitlicher Reihenfolge angeben.

Trotz der Verschwiegenheitspflicht von Ärzten oder Rechtsanwälten kann nicht auf die Angabe des Reisezwecks verzichtet werden. Hier reicht es allerdings aus die Standorte der Patienten bzw. Mandanten anzugeben. Als Reisezweck genügt es dann, wenn Sie „Patientenbesuch“ oder „Mandantenbesuch“ angeben.

Sind Sie Taxifahrer oder Fahrlehrer können Sie, solange Sie in Ihrem Pflichtgebiet tätig sind, als Reisezweck beispielsweise „Fahrten im Pflichtgebiet“ oder auch „Fahrschulfahrten“ angeben.

Auch die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb, sowie die jeweiligen Heimfahrten müssen als „Arbeitsweg“ im Fahrtenbuch gekennzeichnet werden.

Wichtig: Beachten Sie, dass die Erstellung eines Fahrtenbuchs mit MS Excel nicht den formalen Anforderungen eines Fahrtenbuchs entspricht. Sie können mit Excel nicht beweisen, dass Sie das Fahrtenbuch zeitnah, lückenlos und ohne nachträgliche Änderungen geführt haben.

Achten Sie besonders beim elektronischen Fahrtenbuch darauf, dass Sie nachträgliche Ergänzungen kennzeichnen, so gewährleisten Sie ein fälschungssicheres Fahrtenbuch, das vom Finanzamt anerkannt wird.

Empehlenswert: Lassen Sie Ihr Fahrtenbuch frühzeitig von Ihrem Steuerberater überprüfen und vermeiden Sie so, dass das Fahrtenbuch vom Finanzamt verworfen wird, weil es angeblich nicht ordnungsgemäß geführt wurde.