Welche Anforderungen muss das Fahrtenbuch erfüllen um als gesetzeskonform anerkannt zu werden?

Das GPS-Fahrtenbuch enthält alle von der Rechtsprechung geforderten Angaben (BFH-Urteil VI R 35/12 vom 20.03.2014): Datum, Kilometerstand bei Beginn und Ende der Fahrt, Reiseziel (mit Hausnummer; BFH-Urteil VI R 33/10 vom 01.03.2012 ), Ansprechpartner, Fahrtgrund/Zweck, Umweg und Arbeitsweg zur Wohn- und Arbeitsstätte.

Für Privatfahrten genügt die Kilometerangabe, darum können Sie mithilfe des Privatmodus-Schalters alle Privatfahrten im GPS-Fahrtenbuch anonymisieren (Lohnsteuerrichtlinie R 8.1 LStR 2011). Dokumentiert werden dann nur noch das Datum der Fahrt, der Start- und Stopp-Kilometerstand sowie die Entfernung.

Ein Fahrtenbuch muss gemäß der Rechtsprechung

• vollständig
• zeitnah
• fortlaufend und
• in geschlossener Form

geführt werden (BFH-Urteil VIII R 33/11 vom 06.08.2013).

Ein Fahrtenbuch muss manipulationssicher sein. Nachträgliche Abänderungen, Streichungen und Ergänzungen sind in einem handschriftlich geführten Fahrtenbuch kenntlich zu machen. Gleiches gilt natürlich auch für das elektronische Fahrtenbuch (BFH-Urteil VI R 64/04 vom 16.11.2005). Aus diesem Grund werden die Änderungen im GPS-Fahrtenbuch von PTC mit einem Zeitstempel und der Angabe des Bearbeiters festgehalten.